すこしコロナが収まったかな～

と思ったら、オミクロン株の出現！

なかなか以前のようにはならないですね。


でも、そのおかげで進歩したのが、仕事でつかえるアプリ。


以前、アンケートがを作れるグーグルフォームをご紹介しましたが、ほかにもいろいろあります。


今回は、出勤から退社まで、私も実際に過去・現在で使っているものをご紹介します。


１．タイムカードを押す→Touch on Time(タッチオンタイム）


出勤したらまずは、タイムカード。


ほかにもいろいろあると思いますが、私が使っていたのは、Touch on Timeというアプリです。


これは、グーグルアプリではありません。



スマホやパソコンで画面を開いて、出勤と退社時間にポチッと押せばOKなので、リモートワークの人も使えます。


GPSを使っているので、もし「家で仕事してます」と言いながらハワイに行っていたらすぐにバレてしまいます。


自動でお給料の計算もできるようになっています。


今回ご紹介するアプリで、これだけが有料です。


社員一人当たり、月に300円が発生します。


無料のものもあるようですし、グーグルでも勤怠アプリを提供するという話ですので、要注目ですね。


２．社内の人とのやりとり→グーグルチャット


さて、タイムカードも押して、「あ、そうだ、総務の山田さんに資料渡すんだった！」というときは、チャットが便利です。




会社の部署をそのままチャットルームとしてパソコンに部屋を作っておけば、パソコンの中の総務部に入って、山田さんにあいさつし、資料を渡すことができます。


口で直接説明したければ、ビデオのマークを押すと、すぐにパソコンの画面に映っている山田さんに資料を見ながら話ができます。


複数の人で会議もできます。



総務部に、山田さん、佐藤さん、畠山さんの3名がいるなら、総務のチャットルームにも、この3名がいます。


山田さんとのやり取りは、佐藤さんも畠山さんも見ることができます。


もし山田さんがお休みで、私がチャットを使わずに山田さんの机に資料を置いて帰ったとしたら？


「置いた」、「見てない」という言い合いも、ありがち。


チャットなら、記録が残るし資料もずっとそこから見れます。


「言った」「言わない」を防止するため、あえてチャットでやり取りするようにしている会社もあるようです。


相手にわかりやすく伝える短文を書く訓練にもなります。


もし、山田さんだけにお話ししたいときは、山田さん個人のチャットで書き込めば、ほかの人は見ることができません。


３．キャビネットにファイルを取りに行く→グーグルドライブ


イベントを開催するとき、「去年はどうだったかな？」と、キャビネットにファイルを取りに行く、なんていうことがあります。


これも、ファイルをグーグルドライブに入れておけば、パソコン上で開いてみることができます。



本物のファイルだと、せっかく取りに行っても別の人が見ていたりするときがあります。


その人が見終わるまで待っていないといけません。


ドライブだと複数の人が同時に開いても大丈夫なので、無駄な待ち時間が発生しません。


ファイルごとに閲覧・編集する人を制限できるので、勝手に書き換えられたり、見られたりするのを防ぐことができます。


取引先のB工業株式会社に、部品の仕様書を送る


会社が販売している製品の仕様書を取引先に送るというときも、ドライブが便利です。


B工業と共有するフォルダをドライブに一つ作っておけば、そこに相手に見てもらいたい資料を入れるだけでOK。


もし変更があっても送りなおしたりする手間もありません。



４．会社の就業規則を確認する→グーグルサイト


育児休暇を取る、などというときに会社の就業規則を確認したりします。


グーグルサイトを使うと、社内だけで見られるホームページのようなものが作れます。


そこに就業規則を保管しておけば、社内の人はどこからでも確認することができます。




会社で使う休暇届などの様式、お知らせなど、各自が保管する手間もなく、それぞれが必要な時に確認できます。


５．部長の予定を確認する→グーグルカレンダー


今度の会議に部長も入ってもらいたいけど、都合はどうかな？

というとき、カレンダーを社内で共有しておけば、全員の予定を確認できます。



予定を書き込むときに、プライベートなものは非公開にしておきます。


非公開にすると、中身が見れるのは自分だけ。


ほかの人からは「12時から13時までプライベートで何かあるらしい」ということしかわかりません。


６．まとめ


アプリを使えば、いろんな仕事が、パソコンの前にすわってできてしまいます。


時間や紙の節約をしたり、コミュニケーションを深めたりできます。


ご紹介したのは、タッチオンタイム以外はグーグルのアプリで無料で使えるものです。


パソコンに入っているオフィスのアプリでも同じようなものがありますので、下にまとめました。



番号は、ご紹介したアプリ順です。


もし、「IT化がこれから」という企業は、高いシステムを導入する前に、まず無料アプリから使ってみませんか？