電子帳簿保存法の改正とは ～領収書は捨ててもOK？～
いろんな形の領収書やレシート、私はA4の紙に貼って綴っていました。
でも、もらってすぐにスマホで撮影したら、領収書は捨ててもいいそうです。
そして、 スマホに送られてきた携帯電話の料金の受領書や、電気料金の領収書などは、紙に印刷して保管していました。
こっちは、もはや領収書とは認められなくなります。
これが、2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法です。
今年の１月に施行されたこの法律ですが、「データで受け取った領収書の取り扱いについては、令和6年1月までは、紙でもやむを得ない」ということになりました。
今のうちにしっかり電子帳簿保存法の改正に備えないと！
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法が制定されたのは1998年。
当時、会社の経理では「会計ソフト」という便利なものを使えるようになったり、エクセルで帳簿を作ったりするようになっていました。
「パソコンの中の帳簿、帳簿と認めていいの？」という疑問が沸き、そのための法律を整備しようというこということでできたのが「電子帳簿保存法」です。
この時、「電子帳簿」は3つに分けらました。
１つは紙でやり取りした帳票類を見ながらパソコンのソフトやエクセルなどで作成した元帳、決算書・棚卸表などをどうするか。
パソコンの中に保管してあるのに、さらに紙を保管するのはスペースの無駄ですよね。
こういうのは、一定の条件を満たせば紙で保管しておかなくてもいいことになりました。
２つめは、紙でもらったレシートや注文書、領収書、契約書などをどうするか。
スキャンしてデータで残しているのに、こまごまとした領収書をわざわざ紙に貼って取っておくのもめんどくさいですよね。
こういうのも、一定の条件を満たせば、紙は捨てていいことになりました。
３つめは、もともと紙での書類のやり取りがなく、パソコンやスマホなどの中だけで完結している領収書や注文書など。
これは、原則データで残すことになりました。
とはいえ、当時はまだ紙の領収書が送られてくることが多く、電子取引のものだけがパソコンの中、というのもかえってめんどうです。
なので、原則データで残してほしいけど、紙に打ち出したものも証票類として認めますよ。
ということになりました。
2022年からの改正
これまで、紙で受け取った書類をデータで保存するときの要件はとても厳しくてめんどくさいものでしたが、2022年の改正でこれがぐっと楽になりました。
そして、データで受け取った書類を紙で保存するほうは、禁止になりました。
パソコンで作成した帳簿
紙で送られてきた請求書や領収書を見ながら、数字を打ち込んで作る帳簿類は
- パソコンで帳簿を作成した時のシステムのマニュアルなどの関係書類がある。
- 迅速に出力できるような体制を整えている。
- 税務職員が要請したらダウンロードする
という3つを満たせば、印刷して保管しなくてもいいということになりました。
さらに！もっとしっかりした帳簿を作っていれば、優良帳簿として優遇措置も受けられるようになりました。
詳しくは「電子帳簿保存法が改正されました」をご覧ください。
もちろん、紙に印刷して保管したい人は、それもちゃんとした帳簿として認められます。
スキャンしたレシートなど
スマホで撮影したレシートが、領収書として認められるための条件は
- 撮影したレシートに、タイムスタンプが押されている。
- 年月日、金額、取引先、で検索ができるようにしてある。
という２つです。
領収書はオリジナルじゃなくてもいいの？コピーなんて何枚もできるじゃないですか？？
と思いますよね。
それを防止するのが「タイムスタンプ」なのです。
タイムスタンプとは
タイムスタンプは、時刻認証局が押してくれる時間が入ったスタンプ。
「時刻認証局」なんてSF映画に出てきそうな響きですが、国で定めた基準をクリアした、信頼できる第三者としてタイムスタンプを発行することができる業者のことです。
例えばスキャンした領収書に、こんなふうにタイムスタンプが押されていれば、タイムスタンプが押された時間に、確かにこの領収書が存在したことを、信頼できる第三者が認めたことになります。
そして、それ以降、この領収書が改ざんなどが加えられていないという証拠になります。
だから、オリジナルの領収書は、ごみ箱に捨ててもOKなのです。
このタイムスタンプは、領収書をもらってから約2か月間の間に押さなければいけないことになっています。
どうやって、そのタイムスタンプを押すの？
と思いますよね。
タイムスタンプを発行できる業者と契約することになります。
たとえばセイコーのサービスはこちら
もし
うちの会社で使っている「弥生会計」は、データで保存するときに日付と時間が記録されて、削除しようとしたり訂正しようとしたりするとその記録が残りますよ。
など、簡単には改変できないシステムになっていれば、タイムスタンプも必要ありません。
今は、レシートをスマホで撮影すれば、日付などが記録され、簡単には変更できない処理をしてくれて、年月日、金額、取引先で検索できるようにして保管してくれるサービスもあります。
サービスの一例はこちら
データで受け取る領収書
ネットの買い物などで電子取引したときに、メールで領収書が送られてくる場合もありますし、電話料金の領収書も、紙では発行していないですよね。
この場合、
データの領収書が本物。印刷したのは本物じゃない。
ということになりました。
先ほど書いたように、令和5年12月までは、かろうじて紙も認めてもらえることになっていますが、基本はデータです。
そのデータの領収書も、先ほどのスキャンしたデータと同様、
- タイムスタンプを押す、もしくは改ざんしたらその日付が記録されるなど、改ざんができないシステムになっている
- 年月日、金額、取引先、で検索ができるようにしてある。
という２つの状態をクリアしている必要があります。
つまり税務署は、
紙で受け取ったものは紙でいいんですが、データで受け取った証票書類は紙じゃダメ。さらに上のことをクリアしないともはや証票書類としては認めません
というのです。
「えー！ データで受け取るのなんて、ほんの少し。そのためにタイムスタンプとかシステムとか、無理です！」
と思いますが、アマゾンの領収書などは、すでに日付が記録されていて、改ざんできない作りになっています。
だから、そういうのはそのまま保管しておくだけで大丈夫。
それでも不安な方には、
「事務処理規定を作る。」という方法があります。
規定のひな型が、国税庁のHPからダウンロードできます。
この規定を作って規定通りに保管すれば、スタンプやシステムの導入をしなくても、保管したデータは証票書類として認められます。
そして、「年月日、金額、取引先、で検索ができるようにしてある。」という要件については、2年前の売り上げが1000万円以下であれば、その年は不要となります。
1000万円を超える売り上げの場合も上のHPのひな型にあるようなエクセルの索引簿を作成すればOKです。
私が知っている会社でも、電子帳簿保存法への対応をしっかりやられているところがあって、その会社では経理の方も何の問題もなくリモートワークしていました。
ぜひ、紙、時間、スペース、経理の人のストレスの削減を！